Tips Οργάνωση Γραφείου

Ποιος εργαζόμενος δεν θα χαιρόταν με την εικόνα ενός απόλυτα οργανωμένου γραφείου; Κάθε χαρτάκι αρχειοθετημένο, οι φάκελοι σε αλφαβητική σειρά, τα στυλό τακτοποιημένα κατά είδος και μία ολόκληρη επιφανεια καθαρή και ελεύθερη για άνετη δουλειά. 

Για κάποιο περίεργο λόγο συμβαίνει ακριβώς το αντίθετο. Στο δικό μου γραφείο τουλάχιστον, επικρατεί ένα χάος. Η οργάνωση γραφείου μοιάζει άγνωστος ορισμός.  Σημειώσεις και χαρτιά σε στοίβες, σημειωματάρια γεμάτα από άσχετες μεταξύ τους σημειώσεις, σαν να είναι κωδικοποιημένα μηνύματα, τα οποία σπάω το κεφάλι μου για να αποκωδικοποιήσω. Το περίεργο είναι ότι κάνω πάντα προσπάθειες για να το τακτοποιήσω, καθώς μου αρέσει η τάξη, δεν καταφέρνω ωστόσο να διατηρήσω την τάξη πάνω από λίγες μέρες. Κάτι πρέπει να κάνω λάθος, οπότε το έψαξα λίγο. Και κατέληξα στα εξής ενδιαφέροντα:

Καταρχάς, ένας τακτοποιημένος χώρος εργασίας είναι το κλειδί για την μείωση του στρες και για μεγαλύτερη αποδοτικότητα στην δουλειά μας. Ειδικά αυτή την περίοδο που δουλεύουμε πολύ περισσότερο από το σπίτι, χρειάζεται να επιστρέψουμε στα βασικά. 

Διαβάστε ακόμα: 12 + 1 Tips Παραγωγικότητας

Πού θα δουλέψω στο σπίτι;

Η απάντηση σε αυτό είναι «οπουδήποτε». Δεν έχουν όλοι ένα ξεχωριστό δωμάτιο στο σπίτι τους προορισμένο για γραφείο, επομένως το καλύτερο είναι να καθορίσουμε ένα σημείο στο σπίτι ως χώρο εργασίας μας. Προσπαθούμε να διαλέξουμε έναν χώρο με όσο το δυνατόν λιγότερους περισπασμούς και ενοχλήσεις, με αρκετό φως και χώρο για ένα τραπεζάκι. Τα υπόλοιπα είναι εύκολα.

Από πού να ξεκινήσω;

Το πρώτο πράγμα που κάνουμε στην οργάνωση γραφείου, είναι φυσικά να αδειάσουμε το γραφείο και να απομακρύνουμε μέχρι και το τελευταίο χαρτάκι, στυλό, διακοσμητικό από την επιφάνεια αφήνοντάς το τελείως γυμνό. Το ίδιο κάνουμε και με τα συρτάρια και ραφιέρες. Όταν τα έπιπλα είναι άδεια, τους ρίχνουμε ένα καλό καθάρισμα.

Το δύσκολο κομμάτι

Πέφτουμε τώρα με τα μούτρα στο ξεκαθάρισμα. Όλη αυτή η χαρτούρα που ήταν κρυμμένη σε συρτάρια και ράφια, πρέπει τώρα να αρχειοθετηθεί, τα χαλασμένα στυλό να πεταχτούν, τα πολύχρωμα αυτοκόλλητα χαρτάκια να ξεκολληθούν.  Για τα συρτάρια που συνήθως είναι μικρά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαχωριστικά για να είναι πιο εύκολη η τακτοποίηση των χρήσιμων μικρών αντικειμένων. Εκτός από αυτά που κυκλοφορούν στο εμπόριο, μία λύση είναι μικρά κουτάκια (χωρίς το καπάκι τους) μικρά δοχεία τροφίμων ή σκληρό χαρτόνι.

Κατηγορία “ Τα Διάφορα”

Ένας από τους λόγους για το χάος στο γραφείο μας είναι ότι δεν υπάρχει συγκεκριμένο σημείο για τα “διάφορα”. Σε αυτήν την κατηγορία συνήθως ανήκουν οι λογαριασμοί, τα χαρτιά με τις σημειώσεις, αυτοκόλλητα χαρτιά σημειώσεων κλπ. Είναι προτιμότερο να έχουμε ένα συγκεκριμένο σημειωματάριο με όλες μας τις υπενθυμίσεις. Έτσι είναι εύκολο να το έχουμε και πάντα μαζί μας.  Ή να χρησιμοποιούμε διάφορες εφαρμογές για σημειώσεις στο κινητό μας. Οι λογαριασμοί έρχονται πλέον και ηλεκτρονικά, πράγμα πολύ βολικό. Όλα τα υπόλοιπα έγγραφα μπορούν να αρχειοθετηθούν σε διαφάνειες, ανάλογα με το είδος τους, κι έπειτα σε ένα ή δύο εύχρηστα ντοσιέ. Για τους προχωρημένους, μπορούμε και να δημιουργήσουμε αντίγραφα και να τα αποθηκεύσουμε στον υπολογιστή.

Επιστροφή στα βασικά

Ό,τι έμεινε χρειάζεται να τακτοποιηθεί εκεί που ανήκει, όλα δηλαδη να έχουν μια συγκεκριμένη θέση. Ό,τι δεν έχει την θέση του μπορεί να φύγει. Είναι πολύ θελκτικό να έχουμε όλα τα είδη γραφικής ύλης, όλα τα σχέδια αυτοκόλλητα χαρτάκια, 50 διαφορετικά “διασκεδαστικά” ντοσιέ αρχειοθέτησης. Αντί όμως να μας βοηθούν στην δουλειά μας, στην πραγματικότητα δημιουργούν βαβούρα και φασαρία στο μάτι και υπερβολική ακαταστασία. Επομένως κρατούμε τα απαραίτητα.

Στροφή στον μινιμαλισμό

Ξεφορτωνόμαστε τα διακοσμητικά και υποστηρίζουμε τον μινιμαλισμό για πιο αποτελεσματική οργάνωση γραφείου. Κορνίζες, μπιμπελό, ρολόγια, όμορφα κουτάκια και καλαθάκια, όλα φεύγουν. Είμαι ανελέητη, το ξέρω. Ωστόσο, όλα αυτά τα αντικείμενα που θεωρούμε πως ομορφαίνουν το γραφείο μας και το κάνουν πιο οικείο, στην πραγματικότητα τρώνε τον λειτουργικό μας χώρο και δεν εξυπηρετούν κάποιο στόχο. Ίσα ίσα που μετά από λίγο καιρό τα βαριόμαστε και δεν μας εμπνέει ιδιαίτερα ο χώρος.

Καλώδια παντού

Τα καλώδια του υπολογιστή, του εκτυπωτή, του φωτιστικού, των  φορτιστών και όλων των υπόλοιπων ηλεκτρονικών συσκευών που χρησιμοποιούμε είναι συνήθως ένα κουβάρι που δεν μπορεί να κρυφτεί εύκολα πίσω από το γραφείο, και δίνουν την αίσθηση ενός ακατάστατου χώρου. Τα ξεμπερδεύουμε λοιπόν και τυλίγουμε το καλώδιο αφήνοντας ελεύθερο μόνο το μήκος που χρειάζεται για να μπει στην πρίζα. Έτσι τουλάχιστον δεν κυλιούνται στο πάτωμα και δεν μαζεύουν σκόνη.

Εύκολες λύσεις

Ο επιπλέον χώρος αποθήκευσης είναι πάντα χρήσιμος αλλά δύσκολος να βρεθεί. Μία οικονομική λύση είναι οι μεταλλικές τροχήλατες ραφιέρες που κυκλοφορούν στην αγορά. Συνήθως μπορούν να κρατήσουν από φακέλους, γραφική ύλη, μέχρι και τον εκτυπωτή. Ελευθερώνουμε έτσι πολύ χώρο στο γραφείο μας και όταν τελειώσουμε με την δουλειά μας, τις αποθηκεύουμε ακόμη και κάτω από το γραφείο μας.

Ράφια 

Τα ράφια είναι μεγάλος σύμμαχος της τάξης. Υπάρχουν ράφια που τοποθετούνται  πάνω στο γραφείο και ελευθερώνουν πολύ χώρο. Eναλλακτικά ένα κλασικό κρεμαστό μικρό ραφάκι πάνω από το γραφείο μας είναι ιδανικό. Κατάλληλο για να τοποθετήσουμε κάποια βοηθητικά αντικείμενα, κάποιους φακέλους που χρησιμοποιούμε συχνά, άντε και κανένα γλαστράκι για να μας φτιάχνει την διάθεση. 

Η συντήρηση

Χρειάζεται να είμαστε συνεπείς στην οργάνωση γραφείου και με τον εαυτό μας και να προσπαθούμε να διατηρήσουμε την τάξη με πρόγραμμα. Κάθε βράδυ τακτοποιούμε το γραφείο μας και το προετοιμάζουμε για την επόμενη μέρα. Αρχειοθετούμε μέχρι και το τελευταίο χαρτί ακολουθώντας το σύστημα που δημιουργήσαμε. Κάποιες φορές είναι βαρετό, ειδικά μετά από μια κουραστική ημέρα, αν όμως προσπαθήσουμε θα μας γίνει συνήθεια. 

Φωτογραφία: freddie marriage